KOMUNIKASI MENGGUNAKAN E-MAIL

Cara Membuat Email Google Mail (Gmail)

Sebelum kita masuk pada pembahasan cara membuat email, ada satu hal yang perlu untuk Anda persiapkan, satu hal tersebut adalah nomor handphone. Fungsi nomor hp adalah untuk memverifikasi akun email yang nanti Anda daftarkan, dengan kata lain, nomor hp akan digunakan Google untuk memastikan bahwa Anda bukan Bot.

Jika nomor hp sudah Anda siapkan, maka selanjutnya mari kita mulai membuat akun email baru di Google Mail.

1. Langkah pertama kunjungi situs Gmail disini https://mail.google.com/

Untuk membuat email baru, silahkan Anda klik tombol 'Create an account' yang berada di bagian bawah Form Sign. Untuk lebih jelasnya silahkan Anda perhatikan screenshot diatas.

2. Isi semua kolom sesuai data diri Anda

Di tahap kedua ini, Anda akan diwajibkan untuk memasukkan beberapa data seperti :

Nama
Alamat Email
Password
No Handphone
Tanggal Lahir, dan
Email Alternatif

Silahkan isi semua data-data tersebut. Dan jangan lupa centang checkbox pada bagian akhir pendaftaran email Gmail.

3. Cek nomor handphone Anda

Pada tahap ketiga Anda akan diminta untuk memverifikasi nomor hp, inilah kenapa di awal tadi saya meminta Anda untuk menyiapkan satu nomor hp aktif. Klik continue untuk melanjutkan.

4. Masukkan kode verifikasi

Buka handphone Anda, lalu silahkan cek SMS dari Google, lalu silahkan Anda lihat kode verifikasi yang berjumlah 6 buah. Copy kode tersebut lalu pastekan pada kolom verifikasi, jika sudah klik Continue.

5. Klik tombol 'No Thanks'

Di tahap kelima ini, sebenarnya kita ditawarkan untuk membuat akun Google+, karena judul diatas adalah cara membuat email, maka klik saja No Thanks untuk melewatinya.

6. Klik 'Continue to Gmail'

Dengan mengklik link 'Continue to Gmail' maka Anda akan langsung di arahkan ke halaman depan atau homepage Google Mail, dan itu artinya Anda sudah selesai membuat email Gmail baru.

ETIKA MENULIS EMAIL

Cara Anda menulis email merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Anda. Email, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, email juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini 10 dasar kiat menggunakan email yang baik.

1.    Email bukan satu-satunya cara berkomunikasi Email merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi email juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui email. Jadi, gunakan email secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui email. Anda tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Anda dekati hanya melalui email, karena kehadiran Anda tidak dirasakan.

2.       Tuliskan email secara pendek dan dengan kata-kata yang baik Hindari menulis email yang sangat panjang. Melihat email yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.

3.    Tulis isi email dengan jelas Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa email Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

4.       Terbuka terhadap pertanyaan Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.

5.       Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung Isi email yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat email Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis email tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

6.       Batasi email humor Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis email yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan email yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.

7.       Lima menit antara waktu menerima dan membalas email Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab email. Bila pada saat akan menulis email Anda sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Anda, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis email kembali.

8.       Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab email Bila Anda sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Anda yang lain).

9.       Belajar menulis email yang baik Menulis email yang baik memerlukan latihan. Email harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Anda, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Anda harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Anda secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Anda menuliskan email.

10.   Gunakan bahasa yang baik Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.

VARIASI BENTUK KOMUNIKASI E-MAIL

1. Point to point

    Maksudnya adalah mengirimkan e-mail langsung kesebuah alamat tertentu.

2. Carbon Copy/CC

    Maksudnya adalah sebuah e-mail, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain.

3. Blind Carbon Copy/BCC

   Ini adalah variasi dari CC. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkanm sebuah e-mail kepada seseorang, tetapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusanny kepada orang lain. Untuk itu gunakan BCC.

4. Distribution List

    Distribution List adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan e-mail secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu, tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima e-mailnya.

5. Discussion List

    Discussion List seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis.